Für Lohnverrechnungsbüros und Steuerberatungskanzleien
Exportdatei statt Excel-Liste
Ihre Mandanten liefern den Essenszuschuss nicht mehr als Excel, sondern als Exportdatei mit Beleg zu jeder Buchung. Für Ihre Kanzlei kostenlos.
Gespräch in 20 Minuten: Aufbau der Datei und der Weg in Ihre Software.
Monatslauf Oktober 2026
Verarbeitet- Summen pro PersonCSV
- Summen pro PersonExcel
- Belegfotos, Ordner pro PersonZIP
Schematische Darstellung
Wo heute die Stunden hingehen
Seit 2026 sind steuerfreie Essensgutscheine (§ 3 Abs. 1 Z 17 lit. b EStG) pro Person am Lohnkonto und im Jahreslohnzettel L16 auszuweisen. In vielen Kanzleien kommen dafür noch Excel-Listen und Belegstapel.
Ihre Rechnung: Mandanten × Minuten pro Monat × 12 = Stunden pro Jahr. Was sind diese Stunden in Ihrer Kanzlei wert?
Steuerliche Aussagen dienen der Orientierung und ersetzen keine Beratung durch eine Steuerberatungskanzlei. Mehr dazu im Ratgeber Essenszuschuss 2026.
Unvollständige Excel-Listen
Fehlende Personalnummern, falsche Summen, verspätete Zulieferung.
Rückfragen-Schleifen
Mehrmals pro Monat und Mandant nachfragen, bis die Zahlen stimmen.
Haftung
Fehler fallen auf die Kanzlei zurück, besonders bei der Lohnabgabenprüfung.
Pauschalhonorar
Mehraufwand durch schlechte Daten bezahlt niemand.
Termindruck
Monatsabschluss, Jahreswechsel, Lohnzettel bis Ende Februar.
Was Sie pro Monat bekommen
Die Personalabteilung Ihres Mandanten verarbeitet den Monat mit einem Klick. Daraus entstehen drei Dateien:
- Exportdatei für BMD, RZL und Sage DPW sowie CSV und Excel im deutschen Zahlenformat, mit den Summen pro Person und Monat.
- ZIP mit allen Belegfotos, sortiert in Ordner nach Monat und Person.
- Download-Protokoll: Wer hat wann welche Datei geladen.
10_2026
Gruber_Maria
Belegfoto je Buchung
Huber_Anna
Belegfoto je Buchung
- weitere Personen
Prüfbar bis zur einzelnen Buchung
Bei einer Prüfung reicht ein Blick auf die Buchung. Alles, was die Berechnung erklärt, ist gespeichert.
- Rechnungsnummer
- RG-2026-104733
- Rechnungsdatum
- 01.10.2026
- Brutto
- 8,00 €
- Zuschuss
- 4,80 €
- Angewandte Regel
- 60 %, Deckel 6,00 €, gültig ab 01.06.2026
- QR-Rohdaten
- _R1-AT0_KASSE01_104733_2026-10-01T12:14:03_…
- Belegfoto
- privat gespeichert, Link zeitlich begrenzt
- Gebucht von
- Mitarbeiter:in selbst oder HR bei einer Nachbuchung
Schematische Darstellung mit Beispieldaten
Weniger Rückfragen, weil die Regeln vorher greifen
Fehler, die heute erst in der Kanzlei auffallen, lässt Kantigo gar nicht in den Monat. Jede Buchung friert die damals gültige Zuschussregel ein, spätere Änderungen verändern keine Historie.
- Jede Rechnungsnummer ist im ganzen System nur einmal buchbar, egal wer sie einreicht.
- Pro Person und Tag ist eine Buchung möglich.
- Der Deckel wird automatisch angewandt.
- Rechnungen aus der Zukunft oder zu weit aus der Vergangenheit werden abgelehnt.
- Abgeschlossene und verarbeitete Monate sind für Buchungen gesperrt.
- Monate des Vorjahres lassen sich bis 6. Jänner abschließen.
In Vorbereitung
Was wir für Kanzleien vorbereiten
Heute bekommen Sie Exportdateien für BMD, RZL und Sage DPW sowie CSV und Excel. Diese Funktionen sind geplant und noch nicht verfügbar. Ihre Anforderungen fließen direkt ein.
Jahressumme pro Person für den L16
Summe der steuerfreien Zuschüsse pro Person und Jahr als eigene Auswertung.
Direkte Schnittstelle
Übergabe an die Lohnverrechnungssoftware ohne Dateiexport.
Für Ihre Kanzlei kostenlos
Wir verdienen an den Unternehmen, die ihren Zuschuss mit Kantigo abrechnen. Ihre Kanzlei nutzt die Exportdateien ohne Kosten. Wir zahlen keine Provisionen, damit Ihre Empfehlung unabhängig bleibt.
- 1
Testimport
Sie spielen eine Beispieldatei in Ihre Software ein und sehen, ob der Aufbau passt.
- 2
Mandanten auswählen
Sie nennen zwei bis drei passende Mandanten. Wir sprechen sie gemeinsam an.
- 3
Pilotmandant
Wir begleiten einen Mandanten drei Monate lang, Sie bekommen die echten Monatsdateien.
Häufige Fragen
Wir verdienen an der Aufbereitung. Warum sollten wir das empfehlen?
Bei Pauschalhonoraren ist die Aufbereitung meist unbezahlter Aufwand. Die frei werdende Zeit können Sie für Beratung oder neue Mandanten nutzen.
Wer haftet, wenn eine Berechnung falsch ist?
Die Zuschussregel legt der Arbeitgeber fest. Jede Buchung speichert Beleg und angewandte Regel, die Datei ist prüfbar, bevor Sie sie importieren. [Platzhalter: Haftungsregelung laut Vertrag]
Geht das in BMD, RZL oder Sage DPW?
Ja. Kantigo liefert die Exportdatei im Importformat von BMD, RZL und Sage DPW. Für andere Programme gibt es CSV- und Excel-Dateien im deutschen Zahlenformat. Ein eigenes Format für Ihre Software richten wir auf Wunsch ein.
Ist die Belegerstattung überhaupt steuerfrei?
Das hängt von der Ausgestaltung beim Arbeitgeber ab und klärt dessen Steuerberatung. Kantigo liefert zu jeder Buchung Beleg, Betrag und angewandte Regel, damit die Einordnung prüfbar ist.
Unsere Mandanten sind zu klein.
Dann sprechen wir über die Mandanten ab 50 Mitarbeiter:innen mit eigener Kantine. Wie viele sind das bei Ihnen?
Wir empfehlen grundsätzlich keine Software.
Verständlich. Dann reicht es, wenn Mandanten, die selbst nach einer Lösung fragen, mit uns sprechen dürfen. Alle Unterlagen stellen wir Ihnen vorab zur Prüfung bereit.
Wir haben keine Zeit für Neues.
Für Sie ändert sich nur, dass statt einer Excel-Liste eine Exportdatei kommt. Die einmalige Einrichtung in Ihrer Software dauert unter einer Stunde.
Steuerliche Aussagen dienen der Orientierung und ersetzen keine Beratung durch eine Steuerberatungskanzlei. Mehr dazu im Ratgeber Essenszuschuss 2026.
Welcher Mandant hätte den größten Nutzen?
Fordern Sie die Beispiel-Exportdatei an und spielen Sie sie in Ihre Software ein. Danach sprechen wir gemeinsam über den ersten Mandanten.