Datenschutzhinweise zur App Kantigo

Verantwortlich ist Ihr Arbeitgeber:

Unternehmen

[Platzhalter: Arbeitgeber, Anschrift]

Kontakt Datenschutz

[Platzhalter: E-Mail bzw. Datenschutzbeauftragte:r]

Kantigo (webdorado s.r.o., Prag) betreibt die App als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und verwendet die Daten nicht für eigene Zwecke.

• Abrechnung des Essenszuschusses: Erfassung Ihrer Kantinenrechnungen, Berechnung des Zuschusses, Monatsabschluss.
• Übergabe der Monatssummen an die Lohnverrechnung (intern oder an die beauftragte Kanzlei).
• Nachweis gegenüber der Abgabenbehörde, etwa bei einer Lohnabgabenprüfung.
• Anzeige des Speiseplans. Dafür werden keine personenbezogenen Daten verarbeitet.

Konto

Name, Personalnummer, Rolle, Kennung aus dem Firmenverzeichnis [Platzhalter: ggf. E-Mail-Adresse, falls aus dem Firmenverzeichnis übernommen]

Buchungen

Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Bruttobetrag, berechneter Zuschuss, Foto der Rechnung, Inhalt des QR-Codes, die angewandte Zuschussregel, bei Nachbuchungen die buchende HR-Person

Monate

Status (offen, abgeschlossen, verarbeitet) und Summen pro Monat

Protokolle

Wer hat wann welchen Monatsexport heruntergeladen

Das Foto der Rechnung zeigt, was auf der Rechnung steht, also auch die gekauften Speisen. Es dient ausschließlich als Nachweis für die Abrechnung.

• Die Kamera ist nur aktiv, während Sie eine Rechnung scannen. Der QR-Code wird auf Ihrem Gerät ausgelesen.
• Das Foto wird erst übertragen, wenn Sie die Buchung bestätigen. Vorher wird es auf Ihrem Gerät zugeschnitten und verkleinert.
• Für die Anmeldung speichert Ihr Browser ein zeitlich begrenztes Anmelde-Token. In der installierten App bleiben Sie bis zu vier Wochen angemeldet. Ein Passwort speichert Kantigo nicht.

[Platzhalter: mit Datenschutz und Steuerberatung festlegen] Infrage kommen insbesondere die Durchführung der Zuschussvereinbarung mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und die gesetzlichen Aufzeichnungspflichten für Lohnkonto und Lohnzettel (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Ob eine Betriebsvereinbarung nötig ist, klärt Ihr Arbeitgeber mit dem Betriebsrat.

• Sie selbst: Ihre eigenen Buchungen und Monate.
• Die Personalabteilung (HR-Administration): Buchungen und Monate aller Mitarbeiter:innen, weil sie die Abrechnung prüft und korrigiert.
• Die Lohnverrechnung bzw. die beauftragte Kanzlei: die Monatsdateien mit Summen pro Person und die Belegfotos.
• Kantigo als Auftragsverarbeiter und der Hosting-Anbieter IONOS SE (Rechenzentrum in Deutschland) als Unterauftragsverarbeiter.
• Die Abgabenbehörde, wenn das gesetzlich verlangt wird.

Ihre Daten werden nicht in Länder außerhalb der EU übermittelt. Für den Speiseplan nutzt Kantigo KI-Dienste; diese erhalten keine Daten über Sie.

Beim Buchen prüft die App Regeln automatisch, zum Beispiel ob eine Rechnung bereits gebucht wurde oder ob es für den Tag schon eine Buchung gibt. Wird eine Buchung abgelehnt, sehen Sie den Grund. Die Personalabteilung kann Buchungen prüfen und korrigieren.

Buchungen und Belegfotos werden sieben Jahre aufbewahrt, entsprechend der steuerlichen Aufbewahrungspflicht (§ 132 Bundesabgabenordnung), und danach gelöscht. Wenn Sie das Unternehmen verlassen, wird Ihr Konto deaktiviert. Die Buchungen bleiben für die Dauer der Aufbewahrungspflicht erhalten.

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15 bis 21 DSGVO). Wenden Sie sich dazu an Ihren Arbeitgeber. Beschwerden können Sie bei der Österreichischen Datenschutzbehörde einbringen, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, www.dsb.gv.at.