Für HR und Personalverrechnung
Vom Belegstapel zum Lohnzettel
Ihr Essenszuschuss läuft heute über Belege und Excel. Mit Kantigo wird daraus ein Scan an der Kassa und ein Klick am Monatsende, prüfbar und fertig für die Lohnverrechnung.
Jeder Monat hat einen Status
- Offen
- Mitarbeiter:in bucht noch.
- Abgeschlossen
- Abgeschlossen, wartet auf HR. Buchen gesperrt.
- Verarbeitet
- Exportiert für die Lohnverrechnung.
Was der Monatsabschluss heute kostet, und was sich ändert
| Thema | Heute | Mit Kantigo |
|---|---|---|
| Manueller Aufwand | Belege sammeln, abtippen, Summen bilden. Jeden Monat. | Rechnungsnummer, Datum und Betrag kommen aus dem QR-Code. Erfassung in 10 bis 15 Sekunden, durch die Mitarbeiter:innen selbst. |
| Fehler | Tippfehler, doppelte Belege, Belege außerhalb des Monats, falsch angewandte Deckel. | Das System lehnt doppelte Rechnungen, einen zweiten Beleg am selben Tag und Rechnungen aus der Zukunft ab. Der Deckel wird automatisch angewandt. |
| Prüfungsrisiko | Fehlende Belege oder eine unklare Berechnung bei der Lohnabgabenprüfung. | Jede Buchung speichert Belegfoto, QR-Rohdaten und die angewandte Zuschussregel. |
| Regeländerungen | Neuer Prozentsatz oder Deckel, und alte Monate werden unklar. | Regeln bekommen ein Gültigkeitsdatum und werden nie überschrieben. Es zählt die Regel am Rechnungsdatum. |
| Nachweis pro Person | Seit 2026 sind steuerfreie Essensgutscheine (§ 3 Abs. 1 Z 17 lit. b EStG) pro Person am Lohnkonto und im Jahreslohnzettel L16 auszuweisen. | Der Monatsabschluss liefert geprüfte Summen pro Person als CSV und Excel. |
| Abhängigkeit von einer Person | Nur eine Person kennt die Logik der Excel-Liste. | Die Regeln stehen im System. Mehrere Personen können die Verwaltung übernehmen. |
| Zettelwirtschaft für Mitarbeiter:innen | Belege gehen verloren, der Zuschuss ist bis zur Abrechnung unklar. | Der Zuschuss steht vor dem Bestätigen fest. Die Monatsübersicht zeigt alle Buchungen mit Foto. |
Steuerliche Aussagen dienen der Orientierung und ersetzen keine Beratung durch eine Steuerberatungskanzlei. Mehr dazu im Ratgeber Essenszuschuss 2026.
Von der Erfassung bis zum Export
Eine Buchung, vom Scan bis zur Datei für die Lohnverrechnung.
Mitarbeiter:in
An der Kassa
- 1Öffnet die installierte App. Die Anmeldung bleibt bis zu vier Wochen bestehen.
- 2Scannt den QR-Code. Die App sieht vorab den Zuschuss nach der Regel am Rechnungsdatum.
- 3Fotografiert und schneidet die Rechnung zu, bestätigt die Buchung.
- 4Die Monatsübersicht zeigt die Buchung mit Foto und aktualisiert die Summen.
Mitarbeiter:in
Am Monatsende
- 5Tippt auf „Monat abschließen“. Bis HR verarbeitet, lässt sich der Monat wieder öffnen.
HR
In der Verwaltung
- 6Sieht im Dashboard, wer bereits abgeschlossen hat.
- 7Klickt auf „Alle verarbeiten“: CSV, Excel und ZIP mit Belegfotos, Ordner pro Person.
- 8Lädt die Dateien für die Lohnverrechnung herunter. Jeder Download wird protokolliert.
Regeln, die das System durchsetzt
Was heute in der Excel-Liste händisch geprüft wird, prüft Kantigo vor der Buchung. Mitarbeiter:innen bekommen eine klare Meldung auf Deutsch.
| Situation | Was die App sagt |
|---|---|
| Rechnung wurde schon gebucht, von wem auch immer | Diese Rechnung wurde bereits gebucht |
| Zweiter Beleg am selben Tag | Für dieses Datum existiert bereits eine Buchung |
| Monat bereits abgeschlossen | Dieser Monat ist abgeschlossen, bitte HR kontaktieren |
| Beleg zu alt | Diese Rechnung ist zu alt für eine Buchung |
| Datum in der Zukunft | Das Rechnungsdatum darf nicht in der Zukunft liegen |
Die Zuschussregel
Zuschuss = MIN(Brutto × Prozentsatz ÷ 100; Deckelbetrag)
- Prozentsatz und Deckel legt Ihr Unternehmen fest. Beim Pilotkunden: 60 %, höchstens 6,00 €.
- Es gilt die Regel am Rechnungsdatum, nicht am Buchungstag.
- Neue Regeln bekommen ein Gültigkeitsdatum. Alte werden nie geändert oder gelöscht.
- Wie weit rückwirkend gebucht werden darf, stellen Sie ein. Monate des Vorjahres lassen sich bis 6. Jänner abschließen.
Wie viel Zeit kostet das Abtippen?
Setzen Sie Ihre Zahlen ein. Die Rechnung zählt nur die Erfassung durch HR, ohne Rückfragen, Korrekturen und Prüfung.
Formel: Nutzer:innen × Belege pro Monat × Minuten pro Beleg ÷ 60. Ohne JavaScript zeigt der Beleg rechts das Beispiel mit 100 Personen.
Ihr Abtipp-Aufwand
100 × 15 × 1 ÷ 60
Wer bei Ihnen mitentscheidet
Binden Sie Betriebsrat und Datenschutz früh ein, nicht erst kurz vor der Unterschrift. Für jede Rolle haben wir die passende Antwort.
Personalverrechnung
„Wie kommen die Daten in unser System?“
Pro Monatslauf entstehen eine Exportdatei für BMD, RZL oder Sage DPW sowie eine CSV- und eine Excel-Datei im deutschen Zahlenformat mit Summen pro Person, dazu ein ZIP mit allen Belegen. Die Dateien gehen in Ihren bestehenden Dateiimport. Wir schicken vorab einen Beispiel-Export zum Testen.
Geschäftsführung
„Was kostet es, was bringt es?“
Der Rechner oben zeigt die HR-Stunden, die heute ins Abtippen gehen. Dazu kommt das geringere Prüfungsrisiko, weil jede Buchung belegt ist. Kantigo kostet ab 2,90 € pro Nutzer:in und Monat.
Betriebsrat
„Was sieht der Arbeitgeber?“
HR sieht pro Person die Buchungen mit Datum, Betrag und Belegfoto, weil die Abrechnung das braucht. Kantigo bietet keine Auswertungen zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle. Ein Datenkonzept für den Betriebsrat stellen wir auf Anfrage bereit.
IT und Datenschutz
„Wo liegen die Daten, wie meldet man sich an?“
Anmeldung über Ihr bestehendes Firmenverzeichnis, keine Passwörter in Kantigo. Private Belegablage, Zugriff nur über zeitlich begrenzte Links. Details auf der Seite Sicherheit und Datenschutz.
Was die Verwaltung noch kann
Personenwechsel
HR öffnet die Monatsansicht jeder Person und korrigiert Beträge direkt dort.
Nachbuchung alter Belege
Für die Umstellung: HR wählt eine Person und scannt Beleg um Beleg. Abgelehnte Belege werden sichtbar beiseitegelegt.
Benutzerverwaltung
Anlegen, Rollen vergeben, deaktivieren. Personalnummern per CSV-Import.
Speiseplan
Das Wochen-PDF des Caterers wird automatisch zum Tagesmenü in der App, mit Preis, Kalorien und Allergenen.
Betrag korrigieren
Enthält ein Beleg mehrere Personen, passt die Mitarbeiter:in den Betrag an. Der Deckel gilt weiter.
Häufige Fragen
Unser Excel funktioniert doch. Warum wechseln?
Zwei Fragen helfen bei der Entscheidung: Wie viele Stunden kostet die Liste pro Monat, und wie belegen Sie die Summen bei einer Lohnabgabenprüfung? Mit Kantigo hängt an jeder Buchung das Belegfoto und die angewandte Regel.
Ist das steuerlich sauber?
Kantigo dokumentiert jede Buchung mit Belegfoto, Betrag und angewandter Regel. Damit ist die Abrechnung jederzeit prüfbar. Die steuerliche Ausgestaltung bei Ihnen klärt Ihre Steuerberatung. Die Details klären wir gern gemeinsam mit Ihrer Lohnverrechnung.
Was sagt der Betriebsrat dazu?
Kantigo speichert, was für die Abrechnung nötig ist, und bietet keine Auswertungen zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle. Für den Betriebsrat stellen wir auf Anfrage ein Datenkonzept bereit.
Wo liegen die Daten?
In einem Rechenzentrum der IONOS SE in Deutschland, also innerhalb der EU. Belegfotos liegen in einer privaten Ablage und sind nur über zeitlich begrenzte Links abrufbar. Belegdaten gehen an keinen KI-Dienst. Auftragsverarbeitungsvertrag und technische und organisatorische Maßnahmen stellen wir auf Anfrage bereit.
Unsere Leute sind nicht technikaffin.
Auf der Startseite gibt es einen Button, die Erfassung hat vier Schritte. Eine öffentliche Hilfeseite erklärt Installation und Erfassung mit Screenshots.
Was passiert, wenn der QR-Code nicht lesbar ist?
Dann geben Mitarbeiter:innen Rechnungsnummer, Datum und Betrag von Hand ein. Der Beleg wird trotzdem fotografiert.
Wir überlegen gerade Essenskarten.
Essenskarten funktionieren meist auch außerhalb Ihres Betriebsrestaurants. Kantigo rechnet über die Kantinenrechnung ab: Der Zuschuss bleibt in Ihrer Kantine und wird trotzdem digital abgerechnet.
Was kostet Kantigo?
Ab 2,90 € pro Nutzer:in und Monat. Für den Vergleich hilft der Rechner oben: Ihre heutigen HR-Stunden pro Monat. Details auf der Seite Preise.
Wir haben heuer kein Budget mehr.
Ein Start im Jänner deckt das ganze Lohnjahr 2027 ab. Einen Pilot können wir schon vorher beginnen. Die ersten zwei Monate sind kostenlos und in dieser Zeit jederzeit kündbar.
Ist die Einführung aufwendig für unsere IT?
Kantigo läuft im Browser, es gibt nichts zu installieren. Die Anmeldung läuft über Ihr bestehendes Firmenverzeichnis. Mitarbeiter:innen legen Sie per CSV-Import an. Die Lohnverrechnung bekommt Dateien für ihren bestehenden Import.
Steuerliche Aussagen dienen der Orientierung und ersetzen keine Beratung durch eine Steuerberatungskanzlei. Mehr dazu im Ratgeber Essenszuschuss 2026.
Zeigen wir es an Ihrem Monatsabschluss
In 30 Minuten: Beleg scannen, Fehlerfälle, Monat abschließen, „Alle verarbeiten“ und die Dateien für die Lohnverrechnung. Ein konkreter nächster Schritt zum Schluss.