Vom Kassabon zum Lohnzettel
Mitarbeiter:innen scannen ihre Kantinenrechnung in Sekunden. Kantigo erkennt doppelte Belege, wendet Ihre Zuschussregel an und liefert am Monatsende die fertige Datei für die Lohnverrechnung, mit Beleg zu jeder Buchung.
Läuft im Browser auf iPhone, Android und Desktop. Ohne App-Store.
Abbildung: die App im Firmenbranding eines Kunden.
Rechnung erfasst
8,00 € · Zuschuss 4,80 €
Oktober 2026
Verarbeitet- Summen pro PersonCSV
- Summen pro PersonExcel
- BelegfotosZIP
Schematische Darstellung
- Im Echtbetrieb seit 28.06.2026
- Hosting in Deutschland, innerhalb der EU
- Anmeldung mit den bestehenden Firmenzugangsdaten
Vom Belegstapel zum Monatsabschluss
So läuft der Essenszuschuss in vielen Unternehmen heute, und so mit Kantigo.
Heute: Belege und Excel
- Mitarbeiter:innen sammeln Papierbelege bis zum Monatsende.
- HR tippt Datum und Betrag in eine Excel-Liste.
- Doppelte oder zu alte Belege fallen spät oder gar nicht auf.
- Summen pro Person für die Lohnverrechnung werden händisch gebildet.
- Belegfotos und Berechnung liegen nirgends nachvollziehbar ab.
Mit Kantigo: Scan und Klick
- Rechnung an der Kassa scannen: 10 bis 15 Sekunden pro Beleg.
- Rechnungsnummer, Datum und Betrag kommen aus dem QR-Code. Niemand tippt ab.
- Doppelte Rechnungen, zwei Belege am selben Tag und Rechnungen aus der Zukunft werden abgelehnt.
- Ein Klick erzeugt CSV, Excel und ein ZIP mit allen Belegfotos.
- Jede Buchung speichert Foto, QR-Rohdaten und die damals gültige Zuschussregel.
So funktioniert’s
Vier Schritte an der Kassa. Danach erscheint die Buchung sofort in der Monatsübersicht.
- 1
QR-Code in den Rahmen halten
Die App erkennt den Code im Kamerabild von selbst. Kein Auslöser, keine Eingabe.
- 2
Rechnung fotografieren
Ein Foto der ganzen Rechnung dient als Beleg.
- 3
Zuschneiden
Die App schlägt die Ränder vor. Sie bestätigen mit „Zuschnitt verwenden“.
- 4
Prüfen und bestätigen
Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Zuschuss stehen schon da. Ein Tipp, und die Buchung ist im Monat.
Am Monatsende
- 5
Monat abschließen. Mitarbeiter:innen schließen ihren Monat selbst ab. Bis HR verarbeitet, lässt er sich wieder öffnen.
- 6
Alle verarbeiten. HR erzeugt mit einem Klick CSV, Excel und ein ZIP mit allen Belegfotos für die Lohnverrechnung.
Der Zuschuss, vor dem Bestätigen sichtbar
Beispiel mit der Regel des Pilotkunden: 60 % des Bruttobetrags, höchstens 6,00 €. Prozentsatz und Deckel legt Ihr Unternehmen fest.
| Rechnung | Berechnung | Zuschuss |
|---|---|---|
| 4,00 € | 4,00 × 0,60 | 2,40 € |
| 8,00 € | 8,00 × 0,60 | 4,80 € |
| 12,00 € | 7,20, gedeckelt | 6,00 € |
Was Kantigo für Sie erledigt
Firmen-HR
Kein Abtippen mehr, prüfbare Summen pro Person und der Export für die Lohnverrechnung mit einem Klick.
Mehr für HRLohnverrechnung und Kanzleien
Statt Excel-Listen eine Exportdatei mit Beleg zu jeder Buchung. Für Kanzleien kostenlos.
Mehr für KanzleienCaterer
Der Zuschuss wird digital und bleibt in Ihrer Kantine. Der Speiseplan kommt aus Ihrem bestehenden Wochen-PDF aufs Handy.
Mehr für Caterer
Kantigo in Zahlen
Was eine Buchung kostet und was sie liefert. Kennzahlen aus dem laufenden Betrieb ergänzen wir nach Freigabe.
Kantigo
Kennzahlen
Regel des Pilotkunden: 60 %, höchstens 6,00 €
Sicherheit und Datenschutz, kurz gesagt
Firmenzugang statt Passwort
Anmeldung über Ihr bestehendes Firmenverzeichnis. Kantigo speichert keine Passwörter.
Belege privat abgelegt
Belegfotos sind nur über zeitlich begrenzte Links abrufbar.
Nur was die Abrechnung braucht
Belegdaten gehen an keinen KI-Dienst.
Klare Rollen
Mitarbeiter:innen sehen nur ihre eigenen Buchungen.
Häufige Fragen
Brauchen Mitarbeiter:innen eine App aus dem App-Store?
Nein. Kantigo läuft im Browser auf iPhone, Android und am Computer. Über das Browser-Menü lässt es sich auf den Startbildschirm legen und startet dann wie eine App im Vollbild. Eine öffentliche Hilfeseite erklärt Installation und Erfassung mit Screenshots.
Was passiert, wenn der QR-Code auf der Rechnung beschädigt ist?
Dann tragen Mitarbeiter:innen die Daten von Hand ein. Für diesen Fall gibt es eine eigene Eingabe. Im Normalfall ist keine Eingabe nötig, weil Rechnungsnummer, Datum und Betrag aus dem QR-Code kommen.
Wie wird der Zuschuss berechnet?
Zuschuss = Bruttobetrag × Prozentsatz, höchstens bis zum Deckelbetrag. Prozentsatz und Deckel legt Ihr Unternehmen fest. Es gilt die Regel, die am Rechnungsdatum gültig war. Jede Buchung speichert diese Regel mit, spätere Änderungen verändern alte Monate nicht.
Kann eine Rechnung doppelt eingereicht werden?
Nein. Jede Rechnungsnummer lässt sich im ganzen System nur einmal buchen, auch wenn eine andere Person sie einreicht. Pro Person und Tag ist eine Buchung möglich. Rechnungen aus der Zukunft oder zu weit aus der Vergangenheit lehnt Kantigo ab.
Wie kommen die Daten in die Lohnverrechnung?
HR erzeugt am Monatsende mit einem Klick eine CSV-Datei, eine Excel-Datei und ein ZIP mit allen Belegfotos, sortiert nach Person. Diese Dateien gehen an Ihre interne Lohnverrechnung oder Ihre Kanzlei. Eine direkte Schnittstelle zur Lohnverrechnungssoftware ist in Vorbereitung.
Funktioniert das mit unserer Kantine?
Voraussetzung ist eine Kantinenrechnung mit QR-Code. Vor dem Start prüfen wir einen Beispielbeleg Ihrer Kantine.
Ist der Zuschuss über Belege steuerfrei?
Das hängt von der Ausgestaltung in Ihrem Unternehmen ab und klärt Ihre Steuerberatung. Kantigo liefert zu jeder Buchung Beleg, Betrag und angewandte Regel, damit die Abrechnung prüfbar ist.
Steuerliche Aussagen dienen der Orientierung und ersetzen keine Beratung durch eine Steuerberatungskanzlei. Mehr dazu im Ratgeber Essenszuschuss 2026.
Sehen Sie es an einem echten Beleg
In 30 Minuten: Scan am Handy, Monatsabschluss und Export am Laptop. Danach wissen Sie, ob Kantigo zu Ihrem Ablauf passt.